Заявка на поставку товара: образец и бланк

Когда нужна заявка на поставку товара

Заявка живёт внутри рамочного договора. Такой договор определяет общие условия обязательственных взаимоотношений сторон, которые могут быть конкретизированы и уточнены сторонами путём заключения отдельных договоров, подачи заявок одной из сторон или иным образом (п. 1 ст. 429.1 ГК РФ). Подача заявок названа в кодексе прямо, поэтому спорить о допустимости такого механизма не приходится — вопрос только в том, как он описан в самом договоре.

• Регулярные закупки одной номенклатуры. Договор подписан на год, а объёмы каждой отгрузки зависят от продаж и остатков на складе.
• Плавающая потребность. Сеть или производство не знают заранее, сколько именно возьмут в августе, и заказывают по мере расходования запаса.
• Быстрые повторные отгрузки. Собирать подписи двух сторон под каждой партией долго, а односторонняя заявка уходит поставщику за минуты.
• Заказ по каталогу поставщика. Цены зафиксированы прайсом-приложением, покупателю остаётся выбрать позиции и количество.
• Отгрузка на несколько складов. В заявке указывают конкретный адрес и грузополучателя по каждой партии.

Запрос «заявка на оказание услуг» приводит к тому же документу с другим предметом: вместо номенклатуры товара в таблице — объём работ или услуг, вместо адреса отгрузки — место и срок оказания. Механика та же, потому что рамочный договор из ст. 429.1 ГК РФ не привязан к купле-продаже. А вот «заявка на заключение договора» — совсем другая бумага: ею компания просит контрагента оформить с ней договор, тогда как заявка на поставку подаётся, когда договор уже действует.

Заявка, спецификация и отгрузочная разнарядка — что чем отличается

Три документа регулярно путают, хотя роли у них разные. Спецификация согласовывает партию двумя подписями, заявка — предложение одной стороны, а разнарядка отвечает только на вопрос, кому и куда везти.

У разнарядки есть жёсткая санкция, которой у заявки нет: если покупатель не представил её в установленный срок, поставщик вправе отказаться от исполнения договора либо потребовать оплаты товаров, а сверх того — возмещения убытков (п. 3 ст. 509 ГК РФ). Поэтому если в вашем договоре механизм заказа назван разнарядкой, а не заявкой, читайте раздел о сроках особенно внимательно.

Бывает и связка из двух документов: спецификация задаёт ассортимент и цены на квартал, а заявки выбирают из неё конкретные партии. Тогда заявка ссылается и на договор, и на номер спецификации.

Что указать в заявке

Утверждённой формы у заявки нет — её задаёт договор поставки. Обычно там перечислены обязательные поля и способ направления, и отступать от этого списка не стоит: поставщику проще отклонить неполную заявку, чем додумывать за покупателя.

Шапка и ссылка на договор

В шапке указывают номер и дату заявки, город, обе стороны и реквизиты договора. Нумерация сквозная в пределах года — по номеру потом сверяют отгрузку, накладную и оплату.

ЗАЯВКА № 34 на поставку товара к договору поставки № 12/П от 15 января 2026 г.

г. Казань, «03» августа 2026 г.

Поставщику: Общество с ограниченной ответственностью «Волга-Упак» (ООО «Волга-Упак»), ИНН 5262374158, адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул. Ульянова, д. 10, помещ. 12.

Покупатель: Общество с ограниченной ответственностью «Гринлайн Маркет» (ООО «Гринлайн Маркет»), ИНН 1655412907, КПП 165501001, ОГРН 1161690083254, адрес: 420021, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Габдуллы Тукая, д. 91, офис 305, в лице руководителя отдела закупок Тимофеева Артёма Валерьевича, действующего на основании доверенности № 7 от 20 января 2026 г.

Пропущенная ссылка на договор — не приговор. Пленум Верховного Суда разъяснил, что условия рамочного договора являются частью заключённого впоследствии отдельного договора, если тот в целом соответствует намерению сторон, выраженному в рамочном договоре, и что отсутствие в оформляющем отдельный договор документе ссылки на рамочный договор само по себе не свидетельствует о неприменении его условий (п. 31 постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49). Это позиция суда, а не текст кодекса, и полагаться на неё вместо аккуратной шапки не стоит: доказывать связь придётся вам.

Номенклатура, количество и цена

К поставке применяются общие правила о купле-продаже, если параграф о поставке не устанавливает иного (п. 5 ст. 454 ГК РФ). Отсюда и требования к содержанию заявки. Количество товара предусматривается в соответствующих единицах измерения или в денежном выражении, а условие о количестве может быть согласовано путём установления в договоре порядка его определения (п. 1 ст. 465 ГК РФ) — заявка и есть такой порядок. Если же количество определить нельзя, договор не считается заключённым (п. 2 ст. 465 ГК РФ).

Когда товар идёт в определённом соотношении по видам, моделям, размерам или цветам, это ассортимент, и продавец обязан передать товары в ассортименте, согласованном сторонами (п. 1 ст. 467 ГК РФ). Поэтому артикул, типоразмер и марку пишут в таблице, а не в примечании.

Итог дублируют прописью и показывают налог отдельной строкой — базовая ставка НДС с 1 января 2026 года составляет 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ в редакции Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ):

Итого стоимость заказа: 162 100 (Сто шестьдесят две тысячи сто) руб. 00 коп. без НДС; НДС 22 % — 35 662 руб. 00 коп.; всего с НДС — 197 762 (Сто девяносто семь тысяч семьсот шестьдесят два) руб. 00 коп.

Цену берут из действующего прайса-приложения или из спецификации. Если поставщик успел её изменить, он вправе отклонить заявку или подтвердить её с расхождением — молча отгружать по новому прайсу нельзя.

Срок, адрес и условия отгрузки

Дату отгрузки указывают конкретную либо периодом. Пустое поле срока разрешает кодекс, но не в вашу пользу: когда поставка идёт отдельными партиями, а периоды в договоре не определены, товары поставляются равномерными партиями помесячно, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, существа обязательства или обычаев делового оборота (п. 1 ст. 508 ГК РФ). Помесячная равномерность редко совпадает с реальной потребностью склада.

Дата отгрузки: 14 августа 2026 г.

Адрес поставки, грузополучатель: распределительный центр ООО «Гринлайн Маркет», 420095, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Восстания, д. 100, корп. 3, ворота № 4.

Способ поставки: доставка транспортом Поставщика до склада Покупателя, разгрузка силами Покупателя.

Режим приёмки на складе: понедельник — пятница с 08:00 до 17:00, обед 12:00–13:00.

Требования к упаковке, маркировке, таре: короба на европоддонах 1200×800 мм, обтянуты стретч-плёнкой; на каждом поддоне ярлык с артикулом, количеством и номером настоящей заявки.

Отдельно стоит написать про досрочную отгрузку. Досрочная поставка производится с согласия покупателя, а товары, поставленные досрочно и принятые им, засчитываются в счёт количества следующего периода (п. 3 ст. 508 ГК РФ). Строка «досрочная отгрузка допускается по предварительному письменному согласованию» снимает спор о том, обязан ли склад принимать машину на неделю раньше.

Если срок подачи заявки в договоре считается в рабочих днях, пересчитайте его по правилам исчисления сроков — как это делается, разобрано в статье о сроках в рабочих днях по договору. В образце заявку подали 3 августа под отгрузку 14 августа: между этими датами восемь рабочих дней, так что договорный минимум «не позднее чем за 7 рабочих дней до отгрузки» соблюдён с запасом в один день.

Оплата, подпись и полномочия

Порядок оплаты в заявке дублируют из договора, а не изобретают заново: заявка конкретизирует партию, а не меняет базовые условия сделки.

Предоплата 50 % — 98 881 (Девяносто восемь тысяч восемьсот восемьдесят один) руб. 00 коп., в том числе НДС 22 %, в течение 3 рабочих дней с даты подтверждения заявки Поставщиком. Оставшиеся 50 % — в течение 10 календарных дней с даты поставки, по п. 4.2 договора поставки № 12/П.

Подписывает заявку руководитель либо сотрудник с доверенностью, где прямо названо право подавать заявки по договору поставки. Печать необязательна: она проставляется, только если такая обязанность предусмотрена уставом общества. Копию доверенности разумно направить поставщику один раз и обновлять по мере переизбрания подписанта.

Когда заявка становится обязательной для поставщика

Сама по себе отправленная заявка поставщика ни к чему не обязывает. По своей природе это оферта — адресованное конкретному лицу предложение, достаточно определённое и выражающее намерение считать себя заключившим договор с адресатом (п. 1 ст. 435 ГК РФ). Обязательство возникает после акцепта, и у него три рабочих сценария.

1. Прямое подтверждение. Поставщик отвечает, что заявка принята к исполнению: акцептом признаётся ответ лица, которому адресована оферта, о её принятии (п. 1 ст. 438 ГК РФ). Отметка о подтверждении есть в бланке — самый чистый вариант.
2. Отгрузка без ответа. Совершение действий по выполнению условий оферты — отгрузки товаров, уплаты суммы и тому подобного — считается акцептом (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Пленум ВС РФ уточнил, что достаточно приступить к исполнению на условиях оферты в срок для её акцепта, выполнять все условия целиком не требуется (п. 13 постановления от 25.12.2018 № 49).
3. Согласование молчанием. Молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, соглашения сторон, обычая или из прежних деловых отношений сторон (п. 2 ст. 438 ГК РФ). Оговорка в договоре как раз и есть то самое соглашение сторон, поэтому условие о молчаливом согласовании законно — но работает только когда оно записано.

Формулировка из образца опирается на п. 1.4 договора и потому имеет силу:

Заявка считается принятой к исполнению с момента, определённого п. 1.4 договора поставки: если Поставщик в течение 2 рабочих дней с даты получения заявки не направил Покупателю возражений, заявка считается согласованной на указанных в ней условиях.

Отозвать поданную заявку сложнее, чем кажется: полученная адресатом оферта не может быть отозвана в течение срока, установленного для её акцепта, если иное не оговорено в самой оферте либо не вытекает из существа предложения или обстановки (ст. 436 ГК РФ). Поэтому в бланке предусмотрена строка «иные условия»: туда и вписывают право покупателя отозвать заявку до подтверждения.

Как направить заявку, чтобы она имела силу

Канал направления берут из договора — обычно там названы конкретный адрес электронной почты, оператор ЭДО или адрес для корреспонденции. Заявка, ушедшая менеджеру в мессенджер вместо указанного адреса, в споре превращается в переписку неизвестных лиц.

• ЭДО с квалифицированной подписью. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Самый надёжный вариант для регулярных поставок.
• Простая или неквалифицированная подпись. Такие документы приравниваются к бумажным в случаях, установленных нормативными актами или соглашением участников электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). Значит, договор должен описывать процедуру проверки подписи.
• Электронная почта со сканом. Письменная форма считается соблюдённой при совершении сделки с помощью электронных или иных технических средств, а требование о подписи выполнено при использовании любого способа, позволяющего достоверно определить лицо, выразившее волю (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Достоверность здесь и обеспечивают закреплённые в договоре адреса сторон.
• Бумага почтой или курьером. Медленно, но бесспорно: остаётся отметка о вручении. Заявку составляют в двух экземплярах, второй с отметкой поставщика хранится у покупателя.

Дату получения фиксируйте всегда: от неё считается срок на возражения, а значит, и момент, с которого заявка стала обязательной.

Частые ошибки

Самая частая — заявка без реквизитов договора. Документ, в котором нет ни номера договора, ни ссылки на прайс, поставщик вправе прочитать как самостоятельное предложение о разовой сделке и выставить цену по текущему прайсу, а не по согласованному.

Вторая ошибка — размытая номенклатура. «Короба 400×300» без марки гофрокартона и артикула позволяют привезти любую марку, и предъявить претензию по ассортименту не выйдет: стороны согласовали ровно то, что написано.

Третья — отсутствие адреса и режима приёмки. Машина приезжает в 18:20, склад закрыт, простой транспорта оплачивает покупатель. Четвёртая — подпись сотрудника без доверенности на подачу заявок: поставщик такую заявку либо отклонит, либо исполнит и потом столкнётся с отказом от оплаты. Пятая — надежда, что молчание поставщика равно согласию, когда в договоре про молчание не сказано ни слова.

Отдельно стоит следить за недопоставкой. Поставщик, допустивший недопоставку в отдельном периоде, обязан восполнить недопоставленное количество в следующем периоде в пределах срока действия договора, если иное не предусмотрено договором (п. 1 ст. 511 ГК РФ). Если товар нужен был к дате и восполнение бессмысленно, покупатель вправе, уведомив поставщика, отказаться от принятия просроченных товаров (п. 3 ст. 511 ГК РФ) — но именно уведомив, а не молча развернув машину на воротах.

Похожие документы

• Спецификация к договору поставки — двусторонний вариант согласования партии, когда нужны обе подписи.
• Договор поставки товара — там задаётся сам механизм заявок, сроки и порядок подтверждения.
• Счёт-договор на поставку товара — для разовой сделки без рамочного договора.
• Претензия поставщику по договору поставки — если подтверждённая заявка не исполнена.