Письмо о взаимозачёте: как оформить зачёт

Письмо с просьбой согласовать зачёт — не зачёт

В выдаче по этому запросу гуляют образцы с концовкой «просим в течение 5 дней выразить согласие или направить мотивированный отказ, в противном случае зачёт считается согласованным». Такое письмо зачёта не производит. Оно не заявляет, а предлагает, то есть это оферта, и договор по ней без ответа не сложится: молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, соглашения сторон, обычая или прежних деловых отношений (п. 2 ст. 438 ГК РФ).

Получается ловушка: отправитель уверен, что долги погашены, а в суде выясняется, что заявления о зачёте не было вовсе. Одни лишь условия для зачёта, без заявления, обязательства не прекращают (п. 14 постановления Пленума ВС РФ от 11.06.2020 № 6). Поэтому в тексте нужен глагол действия: «заявляем о зачёте», а не «предлагаем провести» или «просим согласовать».

Когда письмо о взаимозачёте не сработает

Три условия из ст. 410 ГК РФ должны существовать на момент заявления, а не на момент возникновения долгов (п. 10 постановления Пленума ВС № 6): требования встречные, однородные, и по вашему требованию срок исполнения наступил. По вашему собственному долгу срок наступать не обязан, если его можно исполнить досрочно (п. 13). Основной долг и неустойка, даже из разных договоров, однородны (п. 12).

Письмо не погасит долги и в случаях из ст. 411 ГК РФ. На практике чаще всего срабатывают два.

• Давность: если по вашему требованию истёк срок исковой давности (общий — три года, ст. 196 ГК РФ), зачёт последствий не влечёт. Истёкшая давность по встречному долгу, который вы гасите, зачёту не мешает (п. 18 постановления Пленума ВС № 6).
• Запрет в договоре: условие «зачёт не допускается» блокирует одностороннее заявление по этим требованиям.

У контрагента в банкротстве письмо тоже бесполезно: с даты введения наблюдения зачёт запрещён, если нарушает очерёдность требований кредиторов (абз. 6 п. 1 ст. 63 ФЗ от 26.10.2002 № 127-ФЗ).

С какой даты долги считаются погашенными

Не с даты письма и не с даты его получения, а с момента, когда обязательства стали способны к зачёту (п. 15 постановления Пленума ВС № 6). Если оба срока наступили до заявления, берут тот, что наступил позже. Контрагент должен вам 300 000 ₽ со сроком 10 марта, вы ему 500 000 ₽ со сроком 1 апреля, письмо дошло 20 мая: 300 000 ₽ вашего долга погашены 1 апреля. Неустойка и проценты по ст. 395 ГК РФ на эту сумму за апрель и май не начисляются, а уплаченные за этот период подлежат возврату.

Письмо, отправленное раньше срока, не пропадает: когда сроки наступят, зачёт считается состоявшимся в момент, когда обязательства стали способны к зачёту (п. 13). Но доставка обязательна. Заявление влечёт последствия для контрагента с момента доставки, а доставленным считается и письмо, которое поступило адресату, но не вручено по зависящим от него причинам (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).

Что написать в письме и как отправить

Обязательной формы нет, но без этих частей письмо не выдержит спора:

1. Отправитель и адресат с ИНН и ОГРН.
2. Ваш долг перед контрагентом: договор с номером и датой, первичный документ, сумма, срок.
3. Долг контрагента перед вами с теми же реквизитами и наступившим сроком.
4. Заявление о зачёте со ссылкой на ст. 410 ГК РФ и суммой зачёта — она равна меньшему из долгов.
5. Остаток: кто, кому и по какому договору должен разницу.
6. Дата, должность и подпись руководителя.

Ключевой абзац выглядит так:

На основании статьи 410 Гражданского кодекса РФ ООО «Название» заявляет о зачёте встречного однородного требования к ООО «Контрагент» об оплате товара по договору поставки № 12 от 15.01.2026 в размере 300 000 (Триста тысяч) рублей 00 копеек в счёт обязательства ООО «Название» по оплате работ по договору подряда № 7 от 20.02.2026. После зачёта задолженность ООО «Название» по договору подряда № 7 составляет 200 000 (Двести тысяч) рублей 00 копеек.

Отправляйте на адрес из ЕГРЮЛ или ЕГРИП: риск неполучения по нему несёт адресат (п. 63 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Доставку доказывает отправитель (п. 67 того же постановления), поэтому надёжнее ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Электронная почта или ЭДО допустимы, если по ним можно достоверно установить, от кого и кому сообщение (п. 65), — лучше, когда такой способ прямо назван в договоре. Перед отправкой сверьте суммы актом сверки взаимных расчётов, а если после зачёта контрагент остался должен вам, остаток взыскивайте письмом-требованием об оплате задолженности.