Транспортная накладная: бланк и образец

Когда нужна транспортная накладная

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, и составляет её грузоотправитель, если договором не предусмотрено иное (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта»). Груз, на который накладная не оформлена, перевозчик к перевозке не принимает — кроме случая из ч. 1 ст. 18 Устава: перевозка с сопровождением представителя грузовладельца и перевозка груза, в отношении которого не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей, выполняются машиной, предоставленной по договору фрахтования, и вместо накладной там оформляется заказ-наряд.

На бумаге накладная составляется в трёх экземплярах-оригиналах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Один документ оформляется на партию груза (или несколько партий), перевозимую одним транспортным средством.

Водитель обязан иметь документы на перевозимый груз при себе и предъявлять их по требованию (п. 2.1.1 ПДД). За их отсутствие в предусмотренных законом случаях грозит предупреждение или штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ) — сумма символическая, но проблема не в ней, а в том, что без накладной перевозка не подтверждена документально ни для контрагента, ни для налоговой.

Транспортная накладная, ТОРГ-12, 1-Т и М-15 — что чем подтверждается

Половина запросов про «бланк накладной» на самом деле про четыре разных документа. Они не заменяют друг друга: накладная закрывает перевозку, ТОРГ-12 — переход товара к покупателю, М-15 — отпуск материалов на сторону (внутри организации материалы передают по требованию-накладной М-11).

Ключ ко всей таблице — ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: с 1 января 2013 года формы первичных документов утверждает руководитель организации, а унифицированные альбомы Госкомстата обязательными быть перестали. Поэтому «скачать бланк 1-Т» и «скачать бланк М-15» — это запросы про удобные готовые формы, а не про обязательные.

Где 1-Т осталась обязательной. Товарно-транспортная накладная названа в числе документов, которыми подтверждается легальность оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ). Для остальных грузов она давно уступила место паре «транспортная накладная + УПД».

Что меняется 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной — это новая редакция ч. 1 ст. 8 Устава, введённая Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Электронными становятся также заказ и заявка грузоотправителя (ч. 5 той же статьи). Бумага остаётся исключением, а не выбором сторон.

Закрытый перечень бумажных случаев установил приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (зарегистрирован в Минюсте 02.06.2026 № 86819, действует с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года):

• перевозка грузов военного назначения, где отправитель или получатель — Минобороны;
• отправитель или получатель — иностранное юридическое лицо, не включённое в государственный реестр;
• каботажные перевозки перевозчиками из стран ЕАЭС;
• перевозка для физического лица для личных, семейных или домашних нужд;
• сбой программно-аппаратных комплексов участников информационного взаимодействия;
• отсутствие доступа к сети «Интернет» в отдельных населённых пунктах;
• грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
• перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Электронная накладная не остаётся между сторонами: через оператора она уходит в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Порядок обмена и направления сведений в ГИС ЭПД утверждён постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931, действующим с 1 сентября 2022 года. Инспектору при проверке электронный документ предъявляется в виде электронного документа либо его копии на бумаге (п. 2.1.1 ПДД).

Что с самой формой. Правила № 2200 доживают до 1 сентября 2026 года, а дальше правила перевозок грузов утверждает уже Минтранс: проект приказа опубликован 12 марта 2026 года и предусматривает срок действия до 1 сентября 2032 года. На 4 августа 2026 года утверждённый приказ с новым номером в открытых источниках не значится — перед первой отгрузкой сентября сверьте действующую форму, а не берите бланк из старой закладки.

Разделы 1–5: кто отправляет, кому и что везут

Порядок заполнения задают пункты 100–114 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом. Общее правило задаёт п. 100: обязательны все сведения разделов формы, кроме помеченных отметкой «(при необходимости)». Отметка «(при наличии)» в разделах 1а, 4 и 9 значит другое — раздел заполняют, когда сам факт есть: договор на организацию перевозки, сопроводительные документы, переадресовка. По каждой стороне указывают полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона; для физического лица — фамилию, имя, отчество и реквизиты документа.

Раздел 1 «Грузоотправитель». Это сторона договора перевозки либо экспедитор, принявший груз во владение. Раздел 1а заполняется, когда есть договор на выполнение услуг по организации перевозки груза и грузоотправителем выступает исполнитель этих услуг (п. 103 Правил), — в обычной поставке он остаётся пустым.

1. Грузоотправитель: ООО «Сибпром-Крепёж», ИНН 5403214678, 630108, г. Новосибирск, ул. Станционная, д. 60, телефон +7 (383) 214-77-05.

Раздел 2 «Грузополучатель». Кроме реквизитов получателя здесь указывают место доставки груза — конкретный адрес, куда должна прийти машина. Юридический адрес компании и адрес склада совпадают далеко не всегда, и водитель поедет по тому, что записан в накладной.

Раздел 3 «Груз» заполняет тот, кто фактически грузил машину. Наименование, число грузовых мест, вид тары, масса брутто, размеры и объём, состояние груза и упаковки — всё это потом станет предметом спора, если груз приедет повреждённым. Объявленная стоимость указывается при необходимости, и от неё считается ответственность перевозчика за утрату.

3. Груз: болты анкерные клиновые — 5 мест, 3 150 кг; саморезы кровельные — 3 места, 1 800 кг. Итого 8 грузовых мест, масса брутто 4 950 кг, объём 11,14 м³. Объявленная стоимость: 780 000 (Семьсот восемьдесят тысяч) руб. 00 коп.

Раздел 4 «Сопроводительные документы». Сюда пишут реквизиты того, что едет вместе с грузом: универсальный передаточный документ либо накладная со счётом-фактурой, паспорта качества, сертификаты. В образце это УПД № 3417 от 3 августа 2026 г.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя». Маршрут, срок доставки, температурный режим, ограничения скорости, номера пломб. Устная договорённость «довезти к шести» здесь превращается в обязательство: без записи в накладной доказать нарушение срока трудно.

Разделы 6–7: перевозчик и транспортное средство

Раздел 6 заполняется на того, кто принял на себя обязанность доставить груз, — организацию или предпринимателя, а не на водителя. Водитель указывается отдельной строкой с реквизитами удостоверения. Если перевозчик привлёк другую компанию, в разделе 6 стоит фактический исполнитель.

Тип владения. Это обязательный реквизит раздела 7: указывают, чем машина принадлежит перевозчику — собственность, совместная собственность супругов, аренда, лизинг или безвозмездное пользование. Это тот случай, когда налоговая сверяет накладную с договором аренды и с полисом, и расхождение выглядит как признак фиктивной перевозки.

7. Транспортное средство: грузовой тентованный седельный тягач MAN TGS 18.400, гос. рег. знак Т 617 РН 154; полуприцеп Krone SD, АХ 4419 54. Тип владения: собственность.

Разделы 8–10: приём, переадресовка и выдача груза

Раздел 8 фиксирует, что груз вверен перевозчику: адрес места погрузки, дату и время подачи машины по договору, фактические прибытие и убытие, число мест и массу брутто, лицо, осуществившее погрузку. Подписывают его грузоотправитель и водитель — и это самая пропускаемая часть накладной.

8. Прием груза. Подача под погрузку по договору: 3 августа 2026 г., 09 ч 00 мин. Фактическое прибытие: 08 ч 50 мин. Фактическое убытие: 10 ч 40 мин. Число мест: 8. Масса брутто: 4 950 кг.

Раздел 9 заполняет перевозчик, когда получил указание изменить место доставки. Раздел 10 — зеркало восьмого: адрес выгрузки, время по договору и фактическое, число мест, масса, состояние груза и тары, подписи водителя и получателя. Если груз принимает работник по доверенности, её реквизиты пишут здесь же.

10. Выдача груза. Фактическое прибытие: 3 августа 2026 г., 16 ч 20 мин. Убытие: 17 ч 30 мин. Пломба № 0472319 цела, недостачи нет. Получил кладовщик Ерофеева Н. С. по доверенности № 44 от 1 августа 2026 г.

Зачем нужны минуты. Разница между временем подачи по договору и фактическим убытием — основание для штрафа за простой. Пустые графы времени означают, что доказать простой не сможет ни одна сторона.

Разделы 11–12: отметки и стоимость перевозки

Раздел 11 — место для оговорок: замечания к состоянию груза, акты взвешивания, простой, повреждения, размер штрафа. Запись «претензий нет» здесь стоит дороже, чем кажется: без неё спор о том, в каком виде груз приехал, разбирается по фотографиям и свидетелям.

Раздел 12 заполняется как первичный учётный документ по перевозке. В нём отражают порядок расчёта провозной платы, стоимость услуг перевозчика, налоговую ставку и сумму налога, итог и ответственное за оформление лицо.

12. Стоимость перевозки. Порядок расчёта: 260 км × 100 руб./км. Без налога: 21 311 руб. 48 коп. НДС 22% — 4 688 руб. 52 коп. Всего: 26 000 (Двадцать шесть тысяч) руб. 00 коп.

Базовая ставка НДС — 22% с 1 января 2026 года (п. 3 ст. 164 НК РФ). Если перевозчик работает без НДС, в графе ставки так и пишут — «Без НДС», а не ставят прочерк.

Чем транспортная накладная подтверждает расходы

Позиция ведомства сформулирована коротко: при наличии договора перевозки груза подтверждение затрат организации на перевозку осуществляется на основании транспортной накладной (письмо Минфина России от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110). ТОРГ-12 или УПД эту роль не выполняют — они закрывают передачу товара, а не услугу перевозки.

Работает связка так: расходы должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ), а первичный документ обязан содержать реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ — именно их и собирает раздел 12 накладной. Для вычета НДС нужен счёт-фактура или УПД перевозчика, а накладная доказывает, что услуга была реальной: машина существует, водитель известен, время подачи и выдачи зафиксировано.

Частые ошибки

• Пустые разделы 8 и 10. Накладная без времени прибытия и убытия не доказывает ни доставку, ни простой; для налоговой это документ без факта хозяйственной жизни.
• Масса расходится с ТОРГ-12 или УПД. В накладной масса брутто с тарой и паллетами, в товарных документах — количество и вес нетто. Расхождение нормально, но объяснимо только тогда, когда обе цифры сходятся по составу.
• Ошибка в разделе 1. Если груз отдаёт экспедитор или склад ответственного хранения, в разделе 1 должен стоять он.
• Не указано место доставки. Юридический адрес получателя вместо адреса склада приводит к тому, что машина приезжает не туда, а простой оплачивает грузоотправитель.
• Один экземпляр на всех. Три оригинала — требование Правил, и подпись получателя нужна на всех трёх.

Похожие документы

• Договор перевозки груза — рамочный договор, заключение которого подтверждает накладная.
• Товарная накладная ТОРГ-12 — передача товара покупателю, а не перевозка.
• Доверенность водителю на получение и перевозку груза — понадобится, когда груз забирает водитель стороннего перевозчика.
• Доверенность на получение ТМЦ (форма М-2) — на её реквизиты ссылается раздел 10 при выдаче груза.