Справка о заработной плате: образец и как получить

Когда нужна справка о заработной плате

Справку запрашивают там, где решение зависит от размера дохода, а не от самого факта работы:

• органы соцзащиты — при назначении региональных пособий, выплат малоимущим, компенсаций и льгот, где проверяют доход семьи;
• отдел субсидий — при оформлении субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;
• суд — по делам об алиментах, разделе имущества, взыскании ущерба, снижении размера удержаний;
• органы опеки — при усыновлении, оформлении опеки, попечительства;
• банк — когда кредитор не принимает форму ФНС и просит документ на бланке работодателя;
• посольство или визовый центр — вместе с подтверждением занятости и отпуска.

Иногда справку просит новый работодатель — например, чтобы учесть прежний заработок при назначении оклада. Прежний работодатель отказать работнику в выдаче такой справки не вправе, но и передать её напрямую новому работодателю, минуя работника, тоже не может.

Чем справка о зарплате отличается от справки о доходах

Три документа с похожими названиями закрывают разные задачи, и адресаты их не взаимозаменяют.

Разница практическая. Справка о доходах строится по налоговым кодам и годам, поэтому «зарплата за последние три месяца» из неё не читается напрямую. Справка о заработной плате, наоборот, показывает нужный период помесячно и может содержать сведения, которых в форме ФНС нет вообще: удержания по исполнительным листам, выплаты «на руки», среднемесячную сумму. Для кредита многие банки предпочитают собственный шаблон — это справка о доходах по форме банка.

Где нужна утверждённая форма, а где справка больше не нужна

Два случая выбиваются из общего правила про свободную форму, и оба тянут за собой устаревшие советы из выдачи.

Пособие по безработице. Здесь действует утверждённая форма — справка о среднем заработке, исчисленном работодателем для назначения пособия по безработице (приказ Минтруда от 27.11.2024 № 637н, зарегистрирован Минюстом 30.01.2025 № 81088). Она применяется с 11 февраля 2025 года и заменила прежнюю форму по приказу от 27.07.2023 № 604н. Сам заработок для пособия считают не по общим правилам, а по Порядку, утверждённому приказом Минтруда от 13.02.2024 № 57н: расчётный период — три календарных месяца, предшествующих месяцу перед месяцем увольнения. При этом сведения о среднем заработке служба занятости запрашивает сама в порядке межведомственного информационного взаимодействия через единую цифровую платформу (п. 6 Правил регистрации безработных граждан, утв. постановлением Правительства РФ от 16.10.2024 № 1379). Справку от самого гражданина принимают по его инициативе — на практике её просят, когда сведений в системе не нашлось.

Пособия по больничному и по материнству. Справка по форме 182н, которую годами выдавали при увольнении, отменена: приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н утратил силу с 1 января 2023 года на основании приказа Минтруда от 19.10.2022 № 677н. Сведения о заработке для расчёта пособий Социальный фонд получает от работодателей сам, поэтому требовать эту справку с работника новый работодатель не должен. Запрос «справка о заработке для расчёта пособий» до сих пор массовый, а бланки формы 182н лежат на десятках сайтов — ориентироваться на них не нужно.

Если требуется именно средний заработок по правилам Трудового кодекса — для отпускных, командировки, выходного пособия, — это отдельный расчёт по Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540 (действует с 1 сентября 2025 года взамен постановления № 922). Прикинуть сумму помогает калькулятор среднего заработка.

Обязан ли работодатель выдать справку и в какой срок

Да, обязан, и справка о заработной плате названа в норме прямо. По письменному заявлению работника работодатель не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдаёт документы, связанные с работой, — в их перечне значатся справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах и о периоде работы (ст. 62 ТК РФ). Копии заверяются надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно: плату за бланк или «услугу бухгалтерии» брать нельзя.

Три рабочих дня отсчитываются от подачи заявления. Подавайте так, чтобы остался след: второй экземпляр с отметкой о приёме, регистрация в журнале входящих или письмо с уведомлением о вручении. Устная просьба срок не запускает.

Бывший работник обращается за справкой в том же порядке — ограничения по времени, прошедшему с увольнения, в норме нет. Отдельно в день прекращения трудового договора работодатель по письменному заявлению выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 84.1 ТК РФ).

За отказ или просрочку отвечают по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽, индивидуальному предпринимателю — от 1 000 до 5 000 ₽, организации — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении вилка для организации вырастает до 50 000 – 70 000 ₽, а должностному лицу грозит штраф 10 000 – 20 000 ₽ либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет (ч. 2 той же статьи).

Что должно быть в справке о заработной плате

Унифицированного бланка нет, но набор реквизитов диктуют адресаты. Справку без номера, контактов и подписи главного бухгалтера соцзащита и суд возвращают.

Реквизиты работодателя и исходящий номер

В верхнем левом углу — полное наименование, ИНН и ОГРН, адрес, телефон и электронная почта, дальше исходящий номер и дата. По ним получатель проверяет справку, если решит перезвонить.

Общество с ограниченной ответственностью «Каскад-Инжиниринг» ИНН 5406789012, ОГРН 1145476012345 630099, г. Новосибирск, ул. Депутатская, д. 46, оф. 705 Тел.: +7 (383) 210-45-67, e-mail: office@kaskad-eng.ru Исх. № 214 от 6 августа 2026 г.

Сведения о работнике

Текст начинается словом «Дана» и фамилией работника в дательном падеже, затем идут дата приёма и должность. Паспортные данные и адрес в справку о зарплате не переносят: адресату они не нужны, а объём персональных данных вырастает.

Дана Ефремовой Наталье Игоревне в том, что она с 12 марта 2019 г. по настоящее время работает в ООО «Каскад-Инжиниринг» в должности экономиста планово-экономического отдела.

Таблица начислений по месяцам

Главная часть документа. Период указывают точными датами, а суммы разбивают помесячно: начислено, удержан НДФЛ, выплачено. Именно эти три колонки просят органы соцзащиты, потому что доход семьи считают по суммам после удержания налога.

Заработная плата Ефремовой Н. И. за период с 1 мая по 31 июля 2026 г. составила:

НДФЛ в образце удержан по ставке 13% — она применяется к доходу в пределах 2,4 млн ₽ за год (п. 1 ст. 224 НК РФ). Суммы в таблице должны сходиться с расчётными листками и с отчётностью: расхождение заметит и суд, и орган соцзащиты.

Среднемесячная сумма и удержания

Среднемесячную зарплату пишут цифрами и прописью. Это арифметическое среднее начислений за указанный период, а не средний заработок по ст. 139 ТК РФ — там свой алгоритм с исключаемыми периодами. Если адресату нужен именно средний заработок, формулировку в справке меняют и считают по Положению № 540.

Среднемесячная начисленная заработная плата за указанный период — 79 650 (Семьдесят девять тысяч шестьсот пятьдесят) руб. 00 коп.

Удержания по исполнительным документам в указанном периоде не производились.

Строка про удержания нужна для соцзащиты, опеки и суда по алиментам: без неё получатель не понимает, сколько денег реально доходит до работника.

Подписи, печать и адресат

Справку с суммами подписывают двое — руководитель и главный бухгалтер. Печать ставят при её наличии: с 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе работать без печати, а сведения о ней должны быть в уставе (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Адресата лучше называть прямо: универсальное «по месту требования» ряд ведомств не принимает.

Справка выдана для предъявления в отдел пособий и социальных выплат Центрального округа г. Новосибирска.

Генеральный директор ____________ Д. В. Астахов Главный бухгалтер ____________ Л. Н. Верещагина М.П. 6 августа 2026 г. Исп. Гринько А. С., тел. +7 (383) 210-45-68

За какой период просят зарплату

Период задаёт получатель, и угадывать его не стоит — переделанная справка стоит ещё трёх рабочих дней.

• Соцзащита и пособия. Обычно три последних полных календарных месяца перед обращением.
• Субсидия на ЖКУ. Шесть месяцев: совокупный доход определяется за 6 календарных месяцев, предшествовавших месяцу перед месяцем подачи заявления (п. 32 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 14.12.2005 № 761).
• Суд по алиментам. Чаще просят год, чтобы увидеть премии и сезонные колебания заработка.
• Банк. От 3 до 12 месяцев в зависимости от продукта; для ипотеки обычно шесть.

Месяц, в котором справка выдана, в период не включают: он ещё не закрыт, начисления по нему не окончательные. В образце справка датирована 6 августа, а последний месяц периода — июль.

Частые ошибки

• Суммы «на руки» вместо начисленных. Если в справке одна колонка и не сказано, до налога это сумма или после, адресат считает её по своему усмотрению — и семья теряет право на выплату.
• Нет подписи главного бухгалтера. Документ с суммами без второй подписи соцзащита и банки возвращают чаще всего.
• Период не совпадает с запросом. Три месяца вместо шести для субсидии на ЖКУ — отказ и новый круг сбора документов.
• Нет исходящего номера и телефона. Проверить такую справку невозможно, и получатель вправе её не принять.
• Данные расходятся с отчётностью. Суммы в справке обязаны совпадать с расчётными листками и сведениями, поданными в налоговую и Социальный фонд.
• Справку отдали не работнику. Ответ на звонок из банка или от нового работодателя без письменного согласия работника — нарушение по персональным данным.

Похожие документы

• Справка о доходах и суммах налога физического лица — официальная форма ФНС за календарный год, бывшая 2-НДФЛ.
• Справка с места работы — когда получателю нужен факт занятости, а суммы не нужны.
• Справка о доходах по форме банка — вариант для кредита и ипотеки на бланке кредитора.