Письмо о применяемой системе налогообложения

Зачем контрагент просит письмо о системе налогообложения

Просьба почти всегда идёт от бухгалтерии или отдела закупок покупателя, и причина у неё практическая.

• В счёте нет НДС, и покупателю нужно документально объяснить своей бухгалтерии, почему налога нет и счёта-фактуры не будет.
• Покупатель на общей системе считает налоговую нагрузку сделки: НДС от поставщика без налога он к вычету не примет, и цену придётся сравнивать иначе.
• Служба закупок формирует досье на поставщика в рамках должной осмотрительности — письмо ложится в папку вместе с уставом и выпиской.
• Заказчик готовит договор и хочет, чтобы формулировка о цене и НДС в нём сразу была корректной.
• Тендерная или аккредитационная площадка требует пакет документов, где такое письмо стоит в перечне.

Письмо носит информационный характер и правового значения для налогов не имеет: режим определяется законом и вашими уведомлениями в инспекцию, а не письмом контрагенту. Проверить режим партнёр может и сам — ФНС публикует сведения о применяемых специальных налоговых режимах в наборах открытых данных и в сервисе «Прозрачный бизнес». Но эти наборы обновляются с задержкой, а в ЕГРЮЛ режим налогообложения не отражается вообще, поэтому свежий переход на УСН или потерю права на неё письмо показывает быстрее любой публичной базы. Как пользоваться сервисами ФНС — в разборе проверки контрагента по ИНН.

Чем письмо отличается от информационного письма ФНС по форме № 26.2-7

Путаница здесь возникает постоянно, потому что оба документа называют «информационным письмом». Разница в том, кто их подписывает.

Форма № 26.2-7 утверждена приложением № 7 к приказу ФНС России от 02.11.2012 № ММВ-7-3/829@ и выдаётся на основании подп. 4 п. 1 ст. 32 НК РФ. Строго говоря, она подтверждает не сам факт применения УСН, а то, что инспекция получила ваше уведомление о переходе по форме № 26.2-1 и что вы сдавали (или не сдавали) декларации по упрощённому налогу. Этого достаточно, чтобы снять вопросы у контрагента.

Запросить её можно в свободной форме — заявлением через личный кабинет налогоплательщика, по телекоммуникационным каналам связи, лично в инспекции или по почте. Госпошлины нет. Срок ответа — 30 календарных дней со дня регистрации запроса в инспекции (п. 13 и п. 54 Административного регламента ФНС, утверждённого приказом ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@); при необходимости срок продлевают, но не более чем ещё на 30 календарных дней и с уведомлением заявителя.

Отсюда простое правило: если контрагенту нужен документ от государства, запрашивайте форму № 26.2-7 и приложите её копию к своему письму. Если вопрос надо закрыть за час — обходитесь письмом на бланке.

Что указать в письме

Свободная форма не означает произвольный текст: без нескольких элементов письмо не снимает вопросы, из-за которых его и просили.

1. Реквизиты отправителя. Наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес — на фирменном бланке, с исходящим номером и датой.
2. Адресат. Наименование контрагента, его ИНН, должность и Ф. И. О. руководителя.
3. Название режима. Не «упрощёнка», а «упрощённая система налогообложения» с указанием объекта — «доходы» или «доходы минус расходы».
4. Дата, с которой режим применяется. Именно её проверяет бухгалтерия покупателя, сверяя с датой договора.
5. Основание. Уведомление о переходе на УСН по форме № 26.2-1 с номером и датой, а для ОСНО — прямое указание, что уведомлений о переходе на спецрежим не подавалось.
6. Порядок НДС. Начисляется ли налог, по какой ставке и выставляются ли счета-фактуры.
7. Подпись и контакты. Подпись руководителя с расшифровкой, печать при её наличии, телефон и почта бухгалтера для уточнений.

Отдельно стоит добавить фразу о том, что право на режим не утрачено и заявлений об отказе от него не подавалось. Она закрывает главный страх покупателя: что письмо годичной давности уже не отражает реальность.

Вот как это выглядит в заполненном письме.

ООО «Промлайн» ИНН 7726431905 КПП 772601001 ОГРН 1197746318204 117218, г. Москва, ул. Кржижановского, д. 14, корп. 3, оф. 210 Исх. № 64 от 27 июля 2026 года

Кому: ООО «Гранд-Ресурс», ИНН 7811502736, генеральному директору Лапину Игорю Николаевичу

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО о применяемой системе налогообложения

Настоящим ООО «Промлайн» (ИНН 7726431905) сообщает, что с 1 января 2020 года применяет упрощённую систему налогообложения с объектом налогообложения «доходы» на основании уведомления о переходе на упрощённую систему налогообложения по форме № 26.2-1 от 12 декабря 2019 года, представленного в ИФНС России № 26 по г. Москве.

В соответствии со статьёй 145 Налогового кодекса РФ ООО «Промлайн» освобождено от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость: доход Общества за 2025 год составил 14 800 000 (Четырнадцать миллионов восемьсот тысяч) рублей 00 копеек и не превысил установленный на 2026 год порог в 20 000 000 рублей. Налог на добавленную стоимость в стоимости товаров, работ и услуг не начисляется и не предъявляется, счета-фактуры не составляются (пункт 5 статьи 168 НК РФ).

Право на применение упрощённой системы налогообложения не утрачено, заявлений об отказе от неё не подавалось.

Генеральный директор ООО «Промлайн» ________________ /Ковалёв Д. С./ М. П.

Как написать про НДС на УСН и что поставить в договор

Здесь чаще всего и ошибаются, переписывая формулировку из шаблонов, которые устарели. До 2025 года упрощенцы НДС не платили, и в договорах писали «НДС не облагается на основании п. 2 ст. 346.11 НК РФ». С 1 января 2025 года плательщики УСН стали налогоплательщиками НДС (ФЗ от 12.07.2024 № 176-ФЗ), а из п. 2 ст. 346.11 НК РФ оговорка про этот налог исчезла — там остались только налог на прибыль и налог на имущество организаций. Ссылаться на эту норму как на основание отсутствия НДС больше нельзя.

Теперь у упрощенца два разных состояния — с налогом и без него, — и в письме нужно назвать своё.

Освобождение от НДС. Действует, если доход за предыдущий год не превысил порог: на 2026 год это 20 млн рублей по доходу за 2025-й, снижение с прежних 60 млн внесено ФЗ от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Дальше порог падает — 15 млн рублей по доходу за 2026 год и 10 млн начиная с дохода за 2027-й (абз. 4 и 5 п. 1 ст. 145 НК РФ). Уведомление подавать не нужно, освобождение применяется само: требование п. 3 ст. 145 НК адресовано освобождённым по выручке до 2 млн рублей за три месяца и плательщикам ЕСХН, упрощенцев оно не касается. Счета-фактуры такой продавец не составляет — п. 5 ст. 168 НК РФ в редакции ФЗ от 29.10.2024 № 362-ФЗ.

Специальные ставки 5 и 7%. Если доход за 2025 год попал в диапазон от 20 до 250 млн рублей, ставка — 5%, от 250 до 450 млн — 7% (п. 8 ст. 164 НК РФ). Норма даёт право, а не обязанность: вместо спецставки упрощенец может считать налог по общей ставке 22% и принимать к вычету входящий НДС, которого на 5 и 7% нет. Выбранную ставку и называйте в письме — при любом из вариантов НДС предъявляется покупателю и счёт-фактура выставляется в общем порядке. Внутри года пороги индексируются на коэффициент-дефлятор 1,090: при превышении 272,5 млн рублей ставка 5% меняется на 7% с 1-го числа следующего месяца.

Правило выбора формулировки простое: смотрите не на режим, а на то, начисляете ли вы НДС фактически.

В счёте, товарной накладной и акте графу с налогом заполняют словами «Без НДС», если налога нет. Посчитать сумму налога для второй и третьей строки таблицы удобно калькулятором НДС.

Что писать в письме на общей системе

На ОСНО не переходят по заявлению: она применяется по умолчанию, если вы не уведомили инспекцию о спецрежиме. Поэтому документа вроде формы № 26.2-7 для общей системы не существует — ФНС справок о применении ОСНО не выдаёт. Косвенно её подтверждают сданная декларация по НДС с квитанцией о приёме и выписка операций по расчётам с бюджетом, но нормального «подтверждающего» документа нет. Остаётся письмо на своём бланке, и для контрагента оно здесь — единственный удобный вариант.

Текст короче, чем для УСН: наименование и реквизиты, фраза о применении общей системы налогообложения, указание, что уведомлений о переходе на специальные налоговые режимы не подавалось, и статус плательщика НДС. Ставку называйте прямо: с 1 января 2026 года базовая ставка НДС — 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ в редакции ФЗ от 28.11.2025 № 425-ФЗ), для отдельных товаров действуют 10% и 0%. Обзор остальных изменений реформы — в статье о налоговых изменениях 2026 года.

Покупателя на ОСНО интересует ровно одно: получит ли он счёт-фактуру и сможет ли заявить вычет. Напишите об этом одной фразой — «счета-фактуры выставляются в общем порядке в течение пяти календарных дней с даты отгрузки», — и письмо решит задачу.

Частые ошибки

Ошибка 1: ссылка на п. 2 ст. 346.11 НК РФ как на основание отсутствия НДС. С 2025 года эта норма про НДС ничего не говорит. Бухгалтерия покупателя такое письмо вернёт, а в договоре формулировка выглядит устаревшей.

Ошибка 2: письмо про УСН без слова о НДС. С момента, когда упрощенцы стали плательщиками этого налога, сам факт применения УСН уже не отвечает на вопрос покупателя. Нужно прямо сказать: освобождены по ст. 145 НК или платим по ставке 5% либо 7%.

Ошибка 3: нет даты начала применения режима. Если письмо просят под сделку прошлого квартала, покупателю важно, действовал ли режим тогда, а не только сегодня.

Ошибка 4: письмо подписал бухгалтер или менеджер без доверенности. Формально это внутренняя переписка, но контрагент, собирающий досье по должной осмотрительности, требует подпись руководителя или доверенное лицо с приложенной доверенностью.

Ошибка 5: письмо годичной давности выдают за актуальное. Режим мог измениться, а доход — перевалить порог освобождения. Датируйте письмо днём подписания и обновляйте его на каждый новый договор.

Похожие документы

• Бланк счёта на оплату — где ставится «Без НДС» или сумма налога по ставке
• Образец счёт-фактуры — что выставляет продавец, который НДС всё-таки платит
• Счёт от самозанятого юрлицу — тот же вопрос про отсутствие НДС, но для плательщика НПД
• Бухгалтерская справка — внутренний документ для расчётов и пояснений в учёте
• Проверка контрагента — какие ещё документы собирают в досье на партнёра
• Ответ на требование налоговой о представлении пояснений — что писать инспекции, когда она нашла расхождение