Бланк почтового конверта для печати на принтере

Когда пригодится бланк конверта

Разметка решает две разные задачи — либо вы печатаете по самому конверту, либо готовите наклейку на уже купленный.

• Конверт куплен без разлиновки: гладкий белый пакет без полей «Кому» и «Куда» встречается в канцтоварах чаще, чем почтовый.
• Почерк неразборчивый, а адрес длинный: напечатанный адрес сортировочная машина читает быстрее, чем рукописный.
• Уходит сразу несколько писем с одного адреса — блок отправителя набирается один раз, а наклейки печатаются пачкой.
• В организации ведут исходящую корреспонденцию: реквизиты писем всё равно заносят в журнал регистрации, и печатный конверт избавляет от расшифровки почерка при сверке.
• Конверт заполняют для человека, которому тяжело писать от руки, — например, помогают пожилому родственнику отправить заявление.

Три разметки в файле: лист А4, конверт А5 и наклейка

Форматы почтовых конвертов задаёт ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые». Размеры из таблицы 1 стандарта и то, какой раздел скачанного файла им соответствует:

Первая разметка печатается прямо по конверту C4, вставленному в лоток принтера, либо на листе А4 — тогда адресный блок вырезают и наклеивают. Вторая занимает верхнюю половину листа и рассчитана на конверт C5. Третья — две одинаковые наклейки на лист: их вырезают по рамке и клеят на маленький конверт C6 или DL, где печатать напрямую мешает клапан.

Масштабирование при печати должно стоять «100 %» или «Реальный размер». Режим «Вписать в страницу» сжимает лист на несколько процентов, и клетки под индекс перестают совпадать с кодовым штампом конверта.

Порядок написания адреса по Правилам почтовой связи

Где что писать, определяет п. 18 Правил оказания услуг почтовой связи, утверждённых приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 382: адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя — в левой верхней. Тот же пункт требует писать адрес чётко и без исправлений: посторонних знаков и сокращённых названий в нём быть не должно, а почтовый индекс указывается обязательно. Адреса на письмах внутри России пишут на русском языке.

Порядок самих реквизитов задан п. 19 Правил, и он обратный привычному: сначала улица, потом город.

1. Наименование организации — полное или сокращённое; для гражданина — фамилия, имя, отчество.
2. Название улицы, номер дома, номер квартиры.
3. Название населённого пункта.
4. Название района.
5. Название республики, края, области, автономного округа или автономной области.
6. Название страны — только для международных отправлений.
7. Почтовый индекс.

Так выглядит заполненный образец из скачиваемого файла: Никитина Ольга Сергеевна отправляет письмо в организацию из Нижнего Новгорода в Кострому.

От кого   Никитина Ольга Сергеевна
Откуда    ул. Пискунова, д. 35, кв. 14, г. Нижний Новгород
Индекс места отправления   6 0 3 0 0 5


                          Кому   ООО «Волга-Профиль»
                          Куда   ул. Советская, д. 14, оф. 3, г. Кострома

Индекс места назначения   1 5 6 0 0 0

Района и области в этом примере нет, потому что для города областного значения они не нужны. Для села цепочка длиннее и разворачивается от частного к общему: улица и дом, затем название села, затем район, затем область — и только после этого индекс. Письмо, у которого реквизиты переставлены местами, всё равно дойдёт: сортировка идёт по индексу. Но чем ближе адрес к порядку из Правил, тем меньше шансов, что оператор развернёт конверт на приёме.

Конверт для организации: какой адрес брать

В строке «Кому» для юридического лица пишут наименование — полное или сокращённое, — а не фамилию директора. Фамилия конкретного сотрудника допустима как дополнение после наименования, но заменять его она не может: письмо адресовано организации, а получить его вправе любой уполномоченный работник.

Адрес берут из ЕГРЮЛ. По п. 63 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 юридически значимое сообщение направляют по адресу из реестра либо по адресу, который организация указала сама — например, в договоре; риск неполучения по адресу из ЕГРЮЛ несёт сама организация. Для претензии, уведомления об отказе от договора и других сообщений по ст. 165.1 ГК РФ это принципиально: письмо на фактический офис, нигде не зафиксированный, суд может не зачесть.

Индекс, кодовый штамп и место для марки

Почтовый индекс в России шестизначный. Узнать его по адресу можно в сервисе поиска индекса Почты России — там же видно, какое отделение обслуживает дом. Индекс определяется адресом получателя, а не отправителя, и одна улица может относиться к разным индексам: у соседних домов по улице Пискунова в Нижнем Новгороде это 603005 и 603000.

На фабричном конверте для внутренних отправлений индекс адресата вписывают в шестизначный кодовый штамп — сетку из шести квадратов. ГОСТ Р 51506-99 задаёт вид штампа рисунком; на конвертах Почты России эту сетку печатают в левой нижней части лицевой стороны. Что важно при заполнении:

• Цифры по образцу. На внешней стороне закрывающего клапана конверта напечатан эталон начертания цифр — индекс вписывают по этому образцу, а не привычным почерком.
• Тёмная паста. Элементы штампа и эталон цифр по ГОСТу печатают чёрным; индекс тоже пишут чёрной или тёмно-синей ручкой — бледные чернила автомат читает хуже.
• Не выходить за клетки. Штамп считывает автомат; цифра, задевшая соседний квадрат, отправляет письмо в ручную сортировку, а это дополнительные дни в пути.

Знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции (п. 22 Правил № 382), и наклеивать одну марку поверх другой запрещено. Под марку ГОСТ Р 51506-99 отводит на конверте поле 25 мм по вертикали и 40 мм по горизонтали, где не допускается никаких других изображений и надписей, — в разметках 1 и 2 это поле уже зарезервировано рамкой.

Частые ошибки

• Индекс только в клетках. Кодовый штамп заполнен, а в строке «Куда» индекса нет. По п. 18 Правил № 382 индекс — обязательная часть почтового адреса, поэтому его пишут и в адресной строке тоже.
• Наклейка поверх кодового штампа. Распечатанный блок закрывает сетку индекса или поле марки. Клеить его нужно так, чтобы левый нижний угол конверта и правый верхний остались свободными.
• Сокращения и приписки. «Н. Новгород», «М.О.», рисунки и пожелания в адресной зоне — п. 18 Правил прямо запрещает сокращённые названия и знаки, не относящиеся к адресу.
• Печать «по размеру страницы». Сжатый на несколько процентов лист сдвигает клетки индекса, и на конверте они не совпадают с типографским штампом.
• Адрес организации из шапки старого письма. Компания могла сменить адрес; перед отправкой претензии реквизиты сверяют с актуальной выпиской из ЕГРЮЛ.

Похожие документы

• Опись вложения ф. 107 Почты России — бланк, которым подтверждают содержимое конверта.
• Уведомление о вручении заказного письма ф. 119 — подтверждает дату вручения письма адресату.
• Список внутренних почтовых отправлений ф. 103 — реестр для сдачи партии писем одним заходом.
• Как оформить ответ на официальное письмо — что положить в конверт, если письмо ответное.