Акт о возврате материальных ценностей переданных на хранение

Когда оформляется акт возврата

Акт составляется в следующих ситуациях:

• Истечение срока договора хранения: поклажедатель забирает имущество, хранитель освобождает место для следующих клиентов.
• Досрочный возврат по требованию поклажедателя (ст. 904 ГК РФ) — поклажедатель в любой момент вправе потребовать возврата вещи, и хранитель не может отказать.
• Досрочное прекращение по инициативе хранителя: хранитель вправе потребовать от поклажедателя забрать вещь, если она оказалась опасной (ст. 894 ГК РФ) или если поклажедатель допустил существенную просрочку оплаты услуг хранения.
• Замена хранителя — при передаче имущества от одного хранителя другому также составляется акт.
• Расторжение договора по соглашению сторон или по решению суда.

В рамках одного договора хранения может составляться несколько актов возврата — если поклажедатель забирает имущество частями. Каждый акт фиксирует возврат конкретной партии и составляется отдельно.

Форма акта: МХ-3

Унифицированная форма акта о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, — МХ-3. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

С 2013 года применение унифицированных форм первичных документов перестало быть обязательным — по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждая организация утверждает формы первичных документов самостоятельно. Однако форма МХ-3 содержит все необходимые реквизиты и продолжает массово использоваться: её удобно дорабатывать под собственные нужды, она знакома проверяющим органам и контрагентам, готовые шаблоны встроены в большинство учётных программ.

Содержание акта

Стандартный акт по форме МХ-3 включает следующие блоки:

1. Шапка — наименование организации-хранителя, структурное подразделение, основание для составления (номер и дата договора хранения).
2. Сведения о поклажедателе — наименование, ИНН, представитель, действующий по доверенности.
3. Номер и дата акта — должны быть уникальными в учётной системе хранителя.
4. Период хранения — даты приёмки на хранение (по первоначальному акту) и даты возврата.
5. Перечень возвращаемых ценностей — таблица с указанием:
   • наименования и характеристик имущества;
   • единицы измерения;
   • количества при приёмке на хранение;
   • количества при возврате;
   • цены за единицу;
   • стоимости при приёмке;
   • стоимости при возврате;
   • примечаний — отметки о состоянии, дефектах, недостаче.
6. Стоимость услуг хранения — итоговая сумма, подлежащая оплате поклажедателем хранителю.
7. Расхождения и претензии — описание выявленных при возврате недостач, повреждений, изменений качества имущества.
8. Подписи — представителей поклажедателя и хранителя, заверение печатями при их наличии.

Акт составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Если поклажедатель действует через посредника или экспедитора, целесообразно оформить третий экземпляр для него.

Что делать при обнаружении дефектов

При возврате имущества поклажедатель обязан осмотреть его и в случае обнаружения недостач или повреждений немедленно заявить хранителю. По ст. 901 ГК РФ хранитель отвечает за утрату, недостачу или повреждение вещей, принятых на хранение, по основаниям, предусмотренным ст. 401 ГК РФ. Профессиональный хранитель отвечает независимо от вины — освобождается только при действии непреодолимой силы, свойств самой вещи или умысла либо грубой неосторожности поклажедателя.

При обнаружении дефектов в акте делается соответствующая запись с подробным описанием. Хранителю даётся срок для дачи объяснений и принятия решения о возмещении. Размер убытков определяется по правилам ст. 902 ГК РФ:

• при утрате и недостаче — стоимостью утраченных вещей;
• при повреждении — суммой, на которую понизилась стоимость; если в результате повреждения вещь не может быть использована по первоначальному назначению, поклажедатель вправе отказаться от неё и потребовать возмещения её полной стоимости и других понесённых убытков.

Связь с другими документами

Акт о возврате является логическим завершением цепочки документов договора хранения:

• Договор ответственного хранения — основное соглашение, определяющее условия.
• Акт приёма-передачи ТМЦ на хранение (форма МХ-1) — фиксирует факт передачи имущества хранителю и его исходное состояние.
• Журнал учёта движения ТМЦ на хранении (форма МХ-2) — внутренний документ хранителя для учёта всех движений.
• Акт о возврате (форма МХ-3) — фиксирует завершение хранения, состояние возвращаемого имущества и расчёты.

Все документы должны быть взаимно увязаны: номера и даты договора, актов приёмки и возврата должны соответствовать друг другу. Это упрощает учёт у обеих сторон и снимает вопросы при налоговых и аудиторских проверках.

Хранение акта и сроки

Акт является первичным учётным документом, его хранение подчиняется общим правилам. По ст. 29 ФЗ № 402-ФЗ первичные учётные документы хранятся не менее 5 лет после окончания отчётного года, в котором они использовались для составления отчётности и налогового учёта. Налоговый кодекс для отдельных видов документов устанавливает более длительные сроки.

На практике профессиональные хранители (складские комплексы, ломбарды, банковские ячейки) ведут электронные журналы операций и сохраняют сканы подписанных актов в облачных архивах с дублированием. Это удобно при последующих сверках и претензиях.