Акт списания ГСМ: образец и бланк

Когда нужен акт списания ГСМ

Топливо попадает в затраты не в момент заправки, а в момент, когда доказано, что его сожгли служебные поездки. Акт закрывает этот шаг в четырёх типовых ситуациях.

• Ежемесячное закрытие по служебному автопарку: пробег собран из путевых листов, топливо получено по топливной карте, остаток в баке нужно перенести на следующий период.
• Списание топлива на спецтехнику и оборудование, где пробега нет вовсе: генераторы, компрессоры, мотопомпы, погрузчики. Расход считают по моточасам, и акт остаётся единственным документом, который связывает выданное топливо с работой.
• Разовые поездки на арендованной или личной машине сотрудника, когда компенсация или аренда оформлены, а расход топлива нужно подтвердить отдельно.
• Выявленный перерасход или недостача топлива в баке: акт фиксирует отклонение от нормы и решение комиссии по нему.

Отдельная история — организации госсектора. У них форма не свободная: с 1 января 2023 года списание материальных запасов оформляется актом ф. 0510460, утверждённым приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н; до него применялась форма 0504230 из приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Бланк с этой страницы им не подойдёт.

Сам по себе акт не заменяет путевой лист. Путевой лист оформляет владелец транспортного средства на каждую машину, участвующую в перевозке (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта»), и именно из него в акт попадают пробег и показания одометра. Акт — надстройка над листами, а не замена им.

Обязательны ли нормы Минтранса для коммерческой организации

Нет. Нормы расхода топлив введены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, и это методические рекомендации, а не нормативный правовой акт: в карточке документа стоит отсылка на письмо Минюста России от 21.09.2009 № 03-2609, которым предписано руководствоваться этим документом, но государственной регистрации у него нет.

Налоговый кодекс нормирования расходов на ГСМ не предусматривает вовсе. Затраты на топливо признаются по общему правилу — если они обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). В зависимости от того, зачем ездит машина, расход попадает либо в прочие расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо в материальные расходы, если топливо расходуется на технологические цели (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Минфин говорит то же самое прямым текстом: налогоплательщик вправе, но не обязан применять нормы АМ-23-р при определении обоснованности затрат на ГСМ (письмо Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283). Позиция подтверждена и позже — в письме от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832 ведомство повторяет, что нормирование этих расходов Налоговым кодексом не установлено.

Практический вывод простой: нормы нужны не налоговой, а самой организации — как способ отделить служебный расход от слитого в канистру. Поэтому в акте лучше показать оба числа, норматив и факт, и объяснить разницу, чем прятать факт под норму.

Как заполнить акт списания ГСМ: разбор по разделам

Форма свободная, но набор реквизитов — нет. В акте должны быть все семь обязательных реквизитов первичного документа: наименование документа, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального или денежного измерения с указанием единиц, должности ответственных лиц и их подписи с расшифровками (ч. 2 ст. 9 ФЗ-402). Фрагменты ниже — из образца заполнения, который скачивается на этой странице.

Шапка, гриф утверждения и период

Акту присваивают порядковый номер, ставят дату составления и период, за который списывается топливо. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» с подписью руководителя размещают в правом верхнем углу: без утверждения решение комиссии не становится распоряжением по организации. Дата акта не может быть раньше последнего дня периода — иначе получится, что комиссия списала топливо, которое ещё не было израсходовано.

АКТ № 7 о списании горюче-смазочных материалов, г. Ярославль, «3» августа 2026 г. Отчётный период: с «1» июля 2026 г. по «31» июля 2026 г. УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «Ярпромснаб» / Плетнёв Р. И. /

Комиссию назначают приказом руководителя. Нормативного минимума по численности нет, но единоличное списание проверяющие воспринимают как отсутствие контроля; рабочий состав — председатель, бухгалтер и технический специалист, который способен оценить правдоподобность расхода.

Комиссия, назначенная приказом директора ООО «Ярпромснаб» № 3-ОД от «12» января 2026 г., в составе: председатель комиссии — главный инженер Кузнецов Артём Валерьевич; член комиссии — главный бухгалтер Дёмина Ольга Ивановна; член комиссии — механик Савельев Дмитрий Петрович.

Транспортное средство, пробег и путевые листы

Машину идентифицируют по марке, модели и государственному регистрационному знаку, отдельно указывают вид топлива и водителя как материально ответственное лицо. Пробег берут не из памяти водителя, а из показаний одометра в путевых листах: разница между значением на конец и на начало периода и есть база расчёта.

Марка, модель: Lada Largus. Государственный регистрационный знак: Р 742 ТК 76. Вид топлива: бензин АИ-92. Показания одометра: на начало периода 46 120 км, на конец периода 47 970 км. Пробег за период: 1 850 км. Основание — путевые листы № 118–139 за период с «1» июля по «31» июля 2026 г.

Реестр путевых листов удобно вынести в приложение к акту: при проверке первым делом сверят суммарный пробег по реестру с разницей показаний одометра, и расхождение придётся объяснять.

Норма расхода и расчёт норматива

В этом разделе указывают базовую норму, её основание и применённые надбавки. Норматив считается по формуле из методических рекомендаций: Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D), где Hs — базовая норма в литрах на 100 км, S — пробег в километрах, D — суммарная надбавка в процентах.

Базовая норма: 9,2 л/100 км, утверждена приказом директора от «12» января 2026 г. № 4-ОД по результатам контрольного замера. Надбавка: работа в городе с численностью населения от 250 тыс. до 1 млн человек — 10 %. Нормативный расход: Qн = 0,01 × 9,2 × 1 850 × (1 + 0,01 × 10) = 187,22 л.

Если организация опирается на нормы Минтранса, базовую норму ищут по марке и модели в разделе II методических рекомендаций: легковые автомобили — п. 7 (отечественные и стран СНГ, зарубежные, с тяговым электроприводом), грузовые бортовые — п. 9, специальные и специализированные автомобили — п. 15. Примеры расчётов вынесены в приложение № 5.

Движение топлива и сумма списания

Фактический расход считают от остатка, а не от пробега: остаток на начало периода плюс полученное топливо минус остаток на конец. Отдельной графой показывают норматив — так отклонение видно сразу.

Проверка арифметики: 18,40 + 195,00 − 23,90 = 189,50 л, отклонение от норматива 189,50 − 187,22 = 2,28 л. Стоимость считают по учётной цене, а не по цене последней заправки, и указывают цифрами и прописью.

Итого к списанию: 189,50 л на сумму 11 464,75 (Одиннадцать тысяч четыреста шестьдесят четыре) руб. 75 коп. Учётная цена — средняя себестоимость за июль 2026 года.

Заключение комиссии и подписи

Комиссия фиксирует отклонение, его причину и решение по нему. Именно эта часть отличает акт от таблицы в Excel: подписанный вывод о том, что расход обоснован, и есть документальное подтверждение затрат.

Перерасход 2,28 л (1,2 % норматива) вызван простоями с работающим двигателем при погрузке и разгрузке у контрагентов — объяснительная записка водителя Гаврилова С. Н. от «3» августа 2026 г. Комиссия постановляет: списать 189,50 л на сумму 11 464,75 руб. с подотчёта водителя, признать всю сумму в расходах по налогу на прибыль как обоснованные и документально подтверждённые затраты; рекомендовать дополнить приказ № 4-ОД надбавкой на простой с работающим двигателем.

Акт подписывают все члены комиссии с расшифровками, а водитель — как материально ответственное лицо, в строке ознакомления. Подпись без расшифровки нарушает состав обязательных реквизитов.

Повышающие коэффициенты: зима, город, возраст машины

Надбавки к норме перечислены в п. 5 методических рекомендаций и суммируются: если условий несколько, проценты складываются в один коэффициент D. Значения ниже — предельные, конкретную величину организация закрепляет своим приказом.

Зимние надбавки устроены сложнее остальных: их предельные значения и продолжительность применения расписаны по субъектам Российской Федерации в приложении № 2 к методическим рекомендациям. Регион задаёт потолок и период, а конкретную цифру и календарные даты организация фиксирует приказом — иначе в марте и в декабре бухгалтерия будет применять разные коэффициенты по настроению.

Нормы могут и снижаться. При работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности п. 6 допускает снижение до 15 %.

Как утвердить свои нормы расхода топлива

Автомобилей, выпущенных после 2008 года, в таблицах Минтранса может не быть — за 18 лет модельный ряд обновился несколько раз. Формальный путь на этот случай описан в п. 6.1: базовые нормы для техники, на которую нормы не утверждены, разрабатывают по индивидуальным заявкам научные организации по специальной программе-методике. На практике заказывают такую разработку единицы, а остальные утверждают норму сами — и это законно, потому что нормирование расходов на топливо Налоговым кодексом не предусмотрено.

Рабочая процедура состоит из трёх шагов.

1. Контрольный замер. Бак заправляют полностью, фиксируют показания одометра, машина проходит типичный для неё маршрут, затем бак снова заправляют до полного. Израсходованное топливо делят на пробег и умножают на 100 — получается фактический расход на 100 км. Результат оформляют актом контрольного замера, который подписывает та же комиссия.
2. Приказ об утверждении норм. В нём перечисляют машины с государственными номерами, базовую норму по каждой, применяемые надбавки и период их действия, а также ответственного за контроль расхода. Дополнительно в приказе полезно закрепить порядок оформления перерасхода.
3. Учётная политика. Ссылку на приказ и способ определения норм фиксируют в учётной политике — это снимает вопрос, откуда взялась цифра, до того, как его задаст инспектор.

Отдельного «приказа о списании ГСМ» издавать не нужно, хотя такой запрос популярен: топливо списывает акт комиссии, а приказом утверждают нормы и состав комиссии. Пересматривать нормы закон не обязывает, но их стоит перепроверять при смене автомобиля, после капитального ремонта двигателя и при переходе с летнего периода на зимний.

Акт списания ГСМ и акт списания запчастей — разные документы

Запросы про списание запчастей на автомобиль часто приводят на страницы про ГСМ, хотя это другой документ и другая логика. Топливо расходуется непрерывно и нормируется на пробег, а деталь выбывает разово и списывается по факту установки на конкретную машину.

Разница видна по составу подтверждающих документов. Для ГСМ это путевые листы, чеки или отчёт по топливной карте и расчёт норматива. Для запчастей — дефектная ведомость или заключение о неисправности, акт выполненных работ по ремонту и требование-накладная на отпуск детали со склада. Замена агрегата, продлевающая срок службы автомобиля, вообще может оказаться не расходом, а модернизацией. Для списания запчастей используйте акт списания ТМЦ: он рассчитан на материальные ценности, включая детали и расходники.

Частые ошибки

Расход, посчитанный от пробега вместо остатка. Если в акте вместо фактического расхода стоит норматив, документ перестаёт быть первичным: он не фиксирует факт хозяйственной жизни, а воспроизводит формулу. Остаток в баке при таком подходе не сходится уже ко второму месяцу.

Пробег без путевых листов. Цифра в акте, не подкреплённая листами и показаниями одометра, не подтверждает служебный характер поездок. Инспектор в этом случае снимает расходы целиком, а не в части перерасхода.

Перерасход, спрятанный под норму. Списание строго по нормативу при фактическом расходе выше выглядит аккуратно ровно до инвентаризации остатков: разница накапливается в баке, которого физически нет. Отклонение нужно показать и объяснить — объяснительной водителя, актом о сливе, документом о ремонте.

Комиссия без приказа, подписи без расшифровок. Оба дефекта бьют по составу обязательных реквизитов первичного документа, и оспорить такой акт проще всего — по формальному основанию, не вникая в цифры.

Даты, идущие вразнос. Акт, датированный раньше последнего путевого листа периода; приказ о нормах, изданный позже акта, который на него ссылается; объяснительная водителя, появившаяся после решения комиссии. Хронологию документов проверяют в первую очередь, и путаница в датах читается как признак задним числом собранного комплекта.

Похожие документы

• Акт списания ТМЦ — списание материалов и запчастей; акт по ГСМ построен по той же схеме, но с расчётом нормы.
• Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — связывает машину с водителем, который отвечает за топливо в баке.
• Дефектная ведомость — обоснование замены детали, если списываются не ГСМ, а запчасти.
• Бухгалтерская справка — расчёт проводок и исправление ошибок в списании топлива.